Excel blijft voor veel organisaties een waardevolle bron. Het probleem zit meestal niet in Excel zelf, maar in de manier waarop rapportages worden opgebouwd, bijgewerkt en gedeeld.
Wanneer meerdere mensen met verschillende bestanden werken, ontstaan er al snel vragen:
Met Power BI kun je Excelbestanden koppelen aan interactieve rapportages. Zodra de brondata wordt bijgewerkt, kan de rapportage opnieuw worden ververst. Daardoor hoef je niet steeds opnieuw dezelfde handelingen uit te voeren en ontstaat er meer grip op de cijfers.
Een sterke rapportageomgeving begint bij betrouwbare data. Power BI kan data ophalen uit verschillende bronnen, zoals Excel, ERP-systemen, CRM-systemen, databases, websites of andere applicaties. Die data kan vervolgens worden gecombineerd, opgeschoond en vertaald naar duidelijke dashboards. Denk aan rapportages voor verkoop, finance, productie, zorg, logistiek of managementinformatie. Door rapportages te automatiseren, bespaar je tijd en voorkom je fouten die ontstaan door handmatig werk. Je hoeft cijfers niet steeds opnieuw te verzamelen, te kopiëren of samen te voegen. De rapportage wordt opgebouwd vanuit dezelfde bron, met dezelfde definities en dezelfde uitgangspunten. Dat zorgt voor meer rust in de organisatie. Iedereen kijkt naar dezelfde informatie en beslissingen worden genomen op basis van één waarheid in data.
Power BI is meer dan een tool om grafieken te maken. Het helpt organisaties om data begrijpelijk, toegankelijk en bruikbaar te maken.
Met Power BI kun je onder andere:
Juist die combinatie maakt Power BI interessant voor organisaties die meer uit hun data willen halen, zonder direct alles opnieuw te hoeven inrichten.
In veel organisaties staat data verspreid over meerdere systemen. Denk aan klantgegevens in een CRM, financiële gegevens in een boekhoudsysteem, operationele data in een ERP-systeem en aanvullende overzichten in Excel. Power BI maakt het mogelijk om deze informatie bij elkaar te brengen in één rapportageomgeving. Als een directe koppeling met een systeem niet mogelijk is, kan data ook op andere manieren worden ingeladen en gecombineerd. Wanneer de inrichting eenmaal goed staat, hoeft dit proces niet steeds opnieuw handmatig te worden uitgevoerd. Nieuwe data kan worden toegevoegd aan dezelfde structuur, waardoor rapportages sneller actueel zijn en minder foutgevoelig worden.
Een goede rapportage is pas echt waardevol als de juiste mensen ermee kunnen werken. Tegelijk wil je voorkomen dat iedereen toegang heeft tot alle informatie. In Summa helpt organisaties niet alleen met het maken van Power BI rapportages, maar ook met het veilig delen ervan. Bijvoorbeeld via Webdashboard, waarmee rapportages professioneel en gecontroleerd gedeeld kunnen worden met interne of externe gebruikers. Dat is vooral waardevol wanneer je rapportages wilt delen met klanten, leveranciers, afdelingen of stakeholders, zonder voor iedere doelgroep een aparte rapportage te hoeven maken. Ook autorisaties kunnen hierin een belangrijke rol spelen. Zo kun je ervoor zorgen dat gebruikers alleen de gegevens zien die voor hen bedoeld zijn.
Interactieve rapportages helpen organisaties om sneller te zien wat er gebeurt. Niet alleen achteraf, maar juist ook op het moment dat er bijgestuurd moet worden.
Denk aan vragen zoals:
Door rapportages slimmer in te richten, wordt data niet alleen iets voor de IT-afdeling of de controller. Het wordt een praktisch hulpmiddel voor de hele organisatie.
Wil je minder afhankelijk zijn van handmatige Excel rapportages? Of wil je bestaande rapportages verbeteren, automatiseren of veilig delen met anderen? In Summa helpt organisaties met het opzetten, verbeteren en beheren van Power BI rapportages. Onze specialisten denken mee over de juiste databronnen, structuur, visualisaties, autorisaties en de manier waarop rapportages gedeeld worden. Zo werk je stap voor stap toe naar betrouwbare stuurinformatie en meer grip op je data.
Wil je weten wat er mogelijk is voor jouw organisatie? Neem contact met ons op.
