Power BI is sterk verbonden met de Microsoft-omgeving. Binnen je eigen organisatie werkt dat meestal prettig. Gebruikers loggen in met hun werkaccount, rechten worden centraal beheerd en rapporten zijn beschikbaar via de Power BI Service, Teams of andere Microsoft-tools. Bij externe gebruikers werkt dat minder vanzelfsprekend. Een klant heeft meestal geen account in jullie Azure AD-omgeving. Azure AD heet inmiddels Microsoft Entra ID, maar in de praktijk gebruiken veel organisaties de oude naam nog steeds. Een leverancier beschikt niet altijd over een Power BI-licentie. En zelfs als de technische toegang geregeld is, blijft de vraag of je externe gebruikers door de Power BI Service wilt laten navigeren.
Daarom kiezen veel organisaties nog steeds voor de snelle oplossing: het rapport exporteren naar PDF of Excel en mailen. Dat werkt, maar je levert direct veel waarde in. Een PDF is statisch. De data is snel verouderd. De ontvanger kan niet doorklikken, filteren of zelf inzichten verkennen. Juist de kracht van Power BI verdwijnt daardoor naar de achtergrond. Gelukkig zijn er betere manieren om Power BI rapporten extern te delen.
Met Azure AD B2B, tegenwoordig onderdeel van Microsoft Entra ID, kun je externe gebruikers uitnodigen als gastgebruiker in jullie Microsoft-omgeving. Daarna kun je deze gebruiker toegang geven tot Power BI rapporten, apps of werkruimtes, afhankelijk van de ingestelde rechten en licenties. Dit kan een goede oplossing zijn wanneer je samenwerkt met een beperkt aantal vaste externe gebruikers. Denk aan een consultant, accountant, auditor of langdurige samenwerkingspartner die regelmatig toegang nodig heeft tot rapportages. Voor licenties geldt dat je goed moet kijken naar de inrichting. In veel situaties hebben gebruikers een Power BI Pro- of Premium Per User-licentie nodig. Staat de content in een geschikte Premium-capacity of Fabric-capacity, dan kan de externe gebruiker rapportages bekijken zonder eigen Power BI Pro- of PPU-licentie. Dit hangt dus af van de gekozen omgeving, capaciteit en manier van delen.
Wanneer werkt deze optie goed?
Deze optie werkt vooral goed als:
Waar moet je rekening mee houden?
Bij grotere aantallen externe gebruikers wordt deze aanpak al snel minder praktisch. Iedere gebruiker moet worden uitgenodigd, ingericht en beheerd. Ook moet je goed nadenken over licenties, rechten, beveiliging en het intrekken van toegang wanneer iemand geen toegang meer nodig heeft. Daarnaast blijft de gebruikerservaring hetzelfde als in de Power BI Service. Voor interne gebruikers is dat prima. Voor klanten of externe relaties voelt dat niet altijd als een professionele, gebruiksvriendelijke klantomgeving.
Power BI heeft ook de optie Publish to web. Hiermee maak je een openbare embedcode waarmee een rapport zonder login bekeken kan worden. Dat klinkt aantrekkelijk, maar deze optie is alleen geschikt voor rapporten die echt openbaar mogen zijn. Denk bijvoorbeeld aan openbare dashboards met open data, algemene marktinformatie of rapportages die bewust voor iedereen toegankelijk zijn.
Wanneer werkt deze optie goed?
Deze optie werkt vooral goed als:
Waar moet je rekening mee houden?
Publish to web is niet geschikt voor vertrouwelijke bedrijfsdata, klantdata, financiële informatie of rapportages waarin verschillende gebruikers verschillende data mogen zien. Iedereen met toegang tot de link of embed kan het rapport bekijken. Ook informatie die in het onderliggende datamodel aanwezig is, kan risico lopen wanneer je een rapport openbaar publiceert. Daarom is Publish to web alleen geschikt voor data die zonder bezwaar publiek beschikbaar mag zijn. Voor de meeste zakelijke toepassingen is dit dus geen passende oplossing.
Een andere mogelijkheid is Power BI Embedded. Hiermee kun je Power BI rapporten integreren in een eigen applicatie, klantportaal of softwareplatform. Deze oplossing geeft veel vrijheid. Je bepaalt zelf hoe gebruikers inloggen, hoe de portal eruitziet en hoe rapporten onderdeel worden van de applicatie. Voor organisaties die een eigen softwareproduct bouwen waarin rapportages een vast onderdeel zijn, kan dit een goede keuze zijn.
Wanneer werkt deze optie goed?
Deze optie werkt vooral goed als:
Waar moet je rekening mee houden?
Power BI Embedded vraagt om technische kennis. Je krijgt te maken met authenticatie, embed tokens, API’s, Azure-capaciteit, front-end ontwikkeling, monitoring en beheer. Voor organisaties die vooral rapporten willen delen met klanten of partners, kan dit te zwaar worden. Niet omdat het geen goede oplossing is, maar omdat de investering in ontwikkeling en onderhoud vaak groter is dan nodig.
Voor veel organisaties zit de behoefte ergens tussen de standaard Power BI Service en een volledig zelfgebouwde portal in. Je wilt Power BI rapporten veilig delen met externe gebruikers, maar je wilt niet voor iedere klant ingewikkelde gastaccounts beheren. Je wilt een professionele omgeving in je eigen huisstijl, maar je wilt geen maatwerkapplicatie ontwikkelen. Je wilt grip houden op toegang, rechten en beveiliging, maar het moet wel praktisch blijven.
Daarvoor is Webdashboard ontwikkeld.
Webdashboard is een portal waarmee je Power BI rapporten veilig kunt delen met externe gebruikers, zoals klanten, partners, leveranciers of andere stakeholders. De gebruiker logt in op een herkenbare omgeving in jullie eigen branding en ziet alleen de rapporten waarvoor hij of zij toegang heeft. Externe gebruikers hebben zelf geen Power BI Pro-licentie nodig en hoeven niet door de Power BI Service te navigeren. Voor hen voelt het als een duidelijke, professionele rapportageomgeving. Je blijft Power BI gebruiken als basis, maar biedt de rapportages aan via een omgeving die beter past bij extern gebruik. Denk aan klantportalen, partnerdashboards, managementrapportages of rapportages voor leveranciers en franchisenemers. Wanneer Row-Level Security goed is ingericht in het Power BI-model, kan deze rechtenstructuur worden meegenomen, zodat gebruikers alleen de data zien waarvoor zij gemachtigd zijn.
Wanneer werkt deze optie goed?
Deze optie werkt vooral goed als:
Waar moet je rekening mee houden?
Een dedicated portal zoals Webdashboard is vooral gericht op het veilig bekijken en gebruiken van rapportages. Als externe gebruikers zelf rapporten moeten bouwen, datasets moeten beheren of onderdeel moeten worden van jullie interne Power BI-proces, dan kan een andere inrichting nodig zijn. Ook wanneer je rapportages zeer diep wilt integreren in een bestaande maatwerkapplicatie, kan Power BI Embedded logischer zijn.
De juiste keuze hangt af van de situatie. Er is niet één oplossing die altijd het beste is. Heb je een klein aantal vertrouwde externe gebruikers die nauw met jullie samenwerken? Dan kan Azure AD B2B goed werken. Wil je volledig openbare data delen? Dan kan Publish to web een eenvoudige optie zijn. Bouw je een eigen softwareproduct waarin rapportages onderdeel zijn van de applicatie? Dan is Power BI Embedded waarschijnlijk de juiste basis. Wil je Power BI rapporten professioneel, veilig en schaalbaar delen met klanten, partners of leveranciers? Dan is een externe portal zoals Webdashboard vaak de meest praktische keuze.
| Optie | Geschikt voor | Minder geschikt voor |
|---|---|---|
| Azure AD B2B | Kleine groep vertrouwde externe gebruikers. | Grote aantallen klanten of gebruikers. |
| Publish to web | Openbare rapportages zonder gevoelige data. | Vertrouwelijke of gebruikersspecifieke data. |
| Power BI Embedded | Maatwerkapplicaties en softwareproducten. | Organisaties zonder ontwikkelcapaciteit. |
| Webdashboard | Veilig en professioneel delen met klanten en partners. | Situaties waarin gebruikers zelf rapporten moeten bouwen. |
Extern delen van Power BI rapporten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel is het belangrijk om vooraf goed te bepalen wat je nodig hebt. Gaat het om openbare data of vertrouwelijke informatie? Om een paar gebruikers of honderden klanten? Wil je vooral toegang geven tot rapportages of moet de gebruiker ook zelf rapporten kunnen bouwen? En welke ervaring wil je externe gebruikers bieden? Door die vragen vooraf te beantwoorden, voorkom je dat je kiest voor een oplossing die technisch wel werkt, maar in de praktijk onhandig is. Webdashboard helpt organisaties om Power BI rapporten veilig, overzichtelijk en professioneel te delen met externe gebruikers. Zonder dat klanten zelf een Power BI Pro-licentie nodig hebben. Zonder dat zij door de Power BI Service hoeven te navigeren. En zonder dat je zelf een compleet portaal hoeft te bouwen.
Wil je Power BI rapporten delen met klanten, partners of andere externe gebruikers? Dan denken we graag met je mee over de beste aanpak. Of je nu kijkt naar Azure AD B2B, Power BI Embedded of een externe portal zoals Webdashboard: de juiste oplossing begint bij de vraag wie toegang nodig heeft, welke data gedeeld mag worden en welke ervaring je wilt bieden. Bekijk de mogelijkheden van Webdashboard of vraag een trial aan.
